Häufig gestellte Fragen

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  1. Wie ist die Sicherheit bei tiFAKT geregelt?

    tiFAKT wird in einem deutschen Rechenzentrum gehostet und verwendet aktuellste Firewall-Systeme. Unabhängig davon ist die gesamte Kommunikation von tiFAKT mittels eines SSL-verschlüsselten Kanals geschützt. Wenn Sie es wünschen, können wir Ihre Installation zusätzlich mit einem individuellen SSL-Zertfikat schützen und den Zugriff auf Ihre Standorte limitieren.

  2. Welche Systemanforderungen stellt tiFAKT?

    Sie benötigen nur einen Webbrowser, um tiFAKT benutzen zu können.

    Chrome, Firefox, Internet Explorer, Opera sind getestet und werden unterstützt.

  3. Kann ich Zugriffsrechte für Mitarbeiter innerhalb von tiFAKT einschränken?

    tiFAKT enthält ein leistungsfähiges, aber einfach bedienbares Rechtesystem (ACL), welches auf Rollen und Rechten basiert und damit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens folgt. Wenn Sie bereits eine Zugriffsrechtestruktur haben, lässt sich tiFAKT in diese integrieren.

    Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf die Bereiche, die er für die Erledigung seiner Aufgaben benötigt. Sie können selbst festlegen, wer Rechnungen oder Kostennoten schreiben darf, wer Statistiken erstellen kann, Daten exportieren etc.

    Zwei Beispiele:

    Rechtsanwalt A ist ein angestellter Jurist und soll nur die Projekte / Mandate sehen, an denen er mitarbeitet.

    Lösung: Sie geben ihm die fertige Rolle Associate_predefined und sind schon fertig.

    Rechtsanwalt B ist Senior-Partner der Kanzlei und Standortleiter des Büro München. Er muss in der Lage sein, Zeiteinträge anderer Rechtsanwälte zu sehen und Statistiken für das Büro München zu erstellen.

    Lösung: Sie weisen im zwei Rollen zu: Senior_Partner und Leiter_Muenchen (beide Rollen basieren auf Vorlagen).

  4. Wir benutzen Excel für unsere Stundenzettel. Was passiert mit denen in tiFAKT?

    tiFAKT will nicht Ihre Arbeitsabläufe verändern, sondern Ihnen nur ein Werkzeug für mehr Effizienz mitgeben.

    Die Antwort ist ganz einfach: Benutzen Sie einfach weiter Excel für Ihre Stundenzettel.

    In tiFAKT sind einige leistungsfähige Funktionen integriert, die Ihren Stundenzettel in Excel enorm leistungsfähig machen.

    In tiFAKT finden Sie unter Zeiterfassung > Excel-Vorlage Ihren persönlichen Excel Stundenzettel. Wenn gewünscht, natürlich auch im gleichen Layout wie Ihr bisheriger Excel-Stundenzettel.

    Der Unterschied: tiFAKT integriert automatisch Ihre Mandate/Projekte & Akten/Vorgänge in die Excel-Vorlage. Sie werden es beim Ausfüllen merken: Autovervollständigen, Plausibilitätsprüfung etc.

    Sie können weiterhin offline mit Excel Ihre Zeiteinträge machen, sind aber einfach schneller und niemand muss Ihren Excel-Stundenzettel nachbearbeiten. Sie können Ihre Excel-Datei jederzeit einfach zum tiFAKT-Server hochladen und schon werden Ihre Zeiteinträge in die Datenbank übernommen und Ihre Arbeitsleistungen können abgerechnet werden.

  5. Kann ich meine Zeiterfassung nach Word exportieren, um eine Rechnung oder Kostennote zu erstellen?

    Selbstverständlich. Das ist eine Standardfunktion von tiFAKT und geht ganz einfach:

    Abrechnungen > Exportieren Projekt/Mandat & Akten/Vorgänge auswählen > Layout selektieren > Zeiteinträge laden > Word-Export > fertig.

  6. Ist tiFAKT für Rechtsanwälte geeignet?

    tiFAKT wurde aufgrund der Anforderungen von mittleren Anwaltskanzleien entwickelt. In 2005 wurde tiFAKT für eine größere Rechtsanwaltssozietät mit ca. 120 Mitarbeitern und 6 Standorten entwickelt.

    Was das in der Praxis bedeutet?

    effiziente Zeiterfassung für Juristen
    mehr Zeit für die juristische Facharbeit
    kein Abschreiben von Stundenzetteln mehr
    auch Senior-Partner erfassen selbst
    schnell mit mehreren Anwälten an einer Rechtsfrage arbeiten
    externe Rechtsanwälte Arbeitszeit erfassen lassen
    Zusammenarbeit: mehrere Büros und Standorte, verschiedene Länder
    Kostennoten auf Knopfdruck erstellen
    Die Tätigkeitsberichte der Kostennoten entsprechen den Wünschen Ihrer Mandanten
    ein hochsicheres System mit SSL-Verschlüsselung

  7. Funktioniert tiFAKT mit Tablet Computern und Apple iPad?

    Selbstverständlich. Tablet Computer werden in der gleichen Weise unterstützt wie Smartphones.

    Folgende Geräteklassen können mit tiFAKT arbeiten:

    Apple iPad
    Android 2.3, 4.0 ICS
    HP WebOS
    Microsoft Windows Tablet Version
    BlackBerry (PlayBook)

  8. Kann ich tiFAKT auf meinem Handy / Smartphone benutzen?

    Natürlich. tiFAKT ist entwickelt worden, um überall und schnell Arbeitszeit erfassen zu können. tiFAKT ist Ihr mobiler Stundenzettel, nur einfacher.

    In tiFAKT sind mobile Web-Applikationen für die gängigen Smartphones enthalten:

    Apple iOS, z.B. iPhone 3/4/5, iPad
    Android 2.3, Android 4.0 ICS, z.B. Samsung Galaxy, HTC One, LG Optimus, Huawei, Sony Xperia, Motorola Razr etc.
    BlackBerry, z.B. Bold, Curve, Torch etc.
    Windows Phone, z.B. Nokia Lumia 700/720/800/820/900, HTC Radar, Samsung Omnia, GT-I8350 etc.

    Es ist ganz einfach, in tiFAKT einloggen und Ihre mobile Web-Applikation holen.

    Und die Sicherheit ist auch gewährleistet. Wie? Alle Daten werden auf dem tiFAKT Server gespeichert, auf Ihrem Telefon sind keine Stundenzettel gespeichert. Sie haben Ihr Telefon verloren? Kein Problem. Sie müssen nichts aus der Ferne löschen lassen, denn alles liegt auf dem tiFAKT Server.

  9. Arbeitet tiFAKT mit bestehender Software zusammen?

    tiFAKT wurde von Anfang an als modulare Software entwickelt. tiFAKT enthält eine leistungsfähige Programmierschnittstelle, die z.B. mittels REST API mit quasi beliebiger Software Daten austauschen kann. Dabei ist es egal, ob die andere Software unter Windows, MacOS, iPhone, Android oder im Web läuft.

    tiFAKT unterstützt von Anfang an Microsoft Office. Dadurch können Sie bequem mit Microsoft Word und Microsoft Excel Daten austauschen - egal was: Stundenzettel, Timesheets, Rechnungen, Stundennachweise etc.

    Für den deutschen Markt gibt es u.a. Module zur Kommunikation mit DATEV Software, mit DATEV Phantasy und anderen. Sie können Ihre vorhandene Geschäftssoftware einfach weiterbetreiben und gleichzeitig Ihre Effizienz durch die zusätzlichen tiFAKT Features verbessern.

  10. Unterstützt tiFAKT auch OpenOffice?

    Ja.

    LibreOffice wird genauso unterstützt.

  11. Mein Kontingent an Zeiteinträgen reicht diesen Monat wahrscheinlich nicht aus. Was kann ich tun?

    Kein Problem. Sie können in jedem Fall normal weiterarbeiten. Die Zeiteinträge, die über das Kontingent hinaus gehen, werden mit einem minimalen Zuschlag abgerechnet.

    Wenn Sie merken, dass Sie Ihr Kontingent regelmäßig überschreiten, kann es für Sie günstiger sein, in einen anderen Tarif zu wechseln.

    Schicken Sie uns einfach eine E-Mail an info@tifakt.de und wir helfen Ihnen weiter.

  12. Wir möchten unsere alten Zeiteinträge archivieren. Ist das möglich?

    Ja.

    Bitte senden Sie uns dazu eine kurze E-Mail mit der Angabe des Zeitraums (von-bis) an info@tifakt.de; Sie erhalten dann kurzfristig Informationen zurück.

  13. Können wir Zeiterfassung für mehrere Unterprojekte machen, die einem Projekt zusammengefasst sind?

    Ja, genau dafür wurde tiFAKT konzipiert.

    Es ist einer der großen Vorteile von tiFAKT, dass Sie mehrere Akten, Unterprojekte in einem größeren Projekt zusammenhalten können.

    Sie können die Zeiterfassung ganz normal auf diese Akten und Unterprojekte durchführen und später Rechnungen, bzw. Kostennoten für einzelne Akten/Unterprojekte oder das übergeordnete Projekt erstellen.

    tiFAKT ist in der Lage, fast jede Konstellation die im geschäftlichen Alltag vorkommt, abzubilden.

    Wenn Sie unsicher sind, ob tiFAKT Ihr Szenario unterstützt, schreiben Sie uns bitte eine kurze E-Mail an info@tifakt.de und schildern uns Ihr Szenario. Wir melden uns umgehend bei Ihnen zurück.

  14. Kann tiFAKT Zielvereinbarungen über abrechenbare Stunden von Rechtsanwälten verwalten?

    Ja, tiFAKT unterstützt genau solche Szenarien.

    Sie können in tiFAKT - je nach Setup - eine oder sogar mehrere Zielvereinbarungen pro Benutzer anlegen und verwalten.

    Sie können auf diese Weise auch Associates, Partner und Senior-Partner gruppieren.

  15. Was mache ich, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet?

    Verwenden Sie die Benutzerverwaltung, um den Benutzer zu archivieren. Sein Zugang wird dadurch automatisch gesperrt und es kann keine neue Zeiterfassung auf den Benutzer erfolgen.

    Bereits erfasste Stunden können natürlich noch abgerechnet werden.

  16. Können wir in tiFAKT statt Projekt wie in der Kanzlei den Begriff Mandat verwenden?

    Ja. Das ist kein Problem. Abhängig davon, welche tiFAKT Version Sie gebucht haben, können Sie es entweder selbst ändern oder Sie schreiben uns an info@tifakt.de eine kurze E-Mail und wir werden Ihnen helfen.

    tiFAKT wurde auf Basis eines modern Configuration Management entwickelt. Das bedeutet, im System können wir alles verändern, was Sie sehen.

    Unten finden Sie gängige Formulierungen, die tiFAKT Kunden in ihren Installationen verwenden:

    Zeiterfassung, timesheet, Stundenerfassung, Stundenzettel
    Projekt, Mandat, Verfahren
    File, Akte, Vorgang, Unter-Projekt, Sub-Projekt
    Abteilung, Fachbereich, Dezernat, Pratice Group
    Benutzer, Mitarbeiter, Rechtsanwalt, Berater

  17. Ist tiFAKT als Zeiterfassung für Architekten geeignet?

    Ja. tiFAKT ist eine vollwertige Lösung für Zeiterfassung und Abrechnungen für Architekten. Vollwertig, aber simple and smart.

// Ein Hinweis